Ha a vállalkozásod szolgáltatások vagy egyedi termékek értékesítésére épül, tudod, hogy az igazi munka azután kezdődik, hogy az ügyfél igent mond. Az "elfogadott ajánlatból" "teljesített megrendelésbe" való átmenet az a pont, ahol a legtöbb kisvállalkozás beleütközik a káosz falába, amit általában táblázatok, megosztott mappák és végtelen belső e-mailek bonyolult hálója irányít.
Ez a "táblázat börtön" elmulasztott határidőkhöz, elveszett részletekhez és stresszhez vezet. Ha eleged van abból, hogy sorok és oszlopok frissítésével pazarolod az idődet ahelyett, hogy magas értékű munkát végeznél, itt az ideje, hogy átállj egy központosított megrendeléskezelő rendszerre. Íme az öt lépéses terv, amellyel egyszerűsítheted a teljes megrendelés-teljesítési folyamatodat egy olyan eszközzel, mint a Trackeree.
1. Központosíts Minden Megrendelési Részletet Egy Helyen
Az első és legkritikusabb lépés az, hogy beismerd a vereséget az Excel előtt. A táblázatok kiválóak a számokhoz, de szörnyűek a dinamikus munkafolyamat-kezeléshez. Szükséged van egy dedikált platformra, amely egyetlen megrendelési fájlban tárolja az ügyfél elérhetőségét, a jóváhagyott ajánlatot, a fizetési ütemezést és az összes kapcsolódó feladatot. A Trackeree Folyamatmenedzsmentje holisztikus képet nyújt, biztosítva, hogy egyetlen információ se duplikálódjon vagy vesszen el az osztályok között (vagy a fejed és az e-mail fiókod között).
2. Automatizáld a Feladatok és Projektek Létrehozását
Miért írnád be manuálisan a lépéseket minden új projekthez? Amikor egy ajánlatot elfogadnak a Trackeree-ben, a rendszer "Varázslat" funkciója automatikusan átalakítja a megrendelést előre definiált belső feladatok sorozatává. Ez az automatizálás azonnal létrehozza a projekted tervét, delegálja a feladatokat a megfelelő csapattagoknak, és beállítja a határidőket. Ez a garantált konzisztencia megszünteti az új projektek elindításának szűk keresztmetszetét.
3. Kövesd Nyomon a Haladást Vizuálisan, Ne Sorról Sorra
Egy projekt követésének nem szabad azt jelentenie, hogy több száz táblázat sort görgetsz, az állapot oszlopot keresve. Egy modern rendszer vizuális Feladatkövető táblát használ. A csapatod valós időben frissíti a hozzárendelt feladatok állapotát. Azonnal láthatod, hol tart minden megrendelés – a 'Folyamatban' állapottól az 'Ügyfél Visszajelzésére Várva' állapoton át a 'Befejezett'-ig – anélkül, hogy egyetlen belső e-mailt is elküldenél.
4. Kösd Össze a Feladatokat Közvetlenül a Pénzügyi Mérföldkövekkel
A táblázat alapú rendszerek gyakori hibája a projekt befejezése és a fizetés közötti hiány. A működési feladataidnak közvetlenül kapcsolódniuk kell a pénzügyeidhez. A Trackeree a Fizetések Követését a feladatkövetés mellett kezeli. Amikor az A feladat elkészült, a rendszer tudja, hogy a 2. fizetés esedékes, és akár automatizálhatja az ügyfél értesítését is. Ez a kapcsolat biztosítja, hogy pontosan akkor kapj fizetést, amikor megérdemled.
5. Zökkenőmentesen Tájékoztasd az Ügyfelet (Belső Zavar Nélkül)
A táblázatok belső káosza gyakran átterjed az ügyfélre késői frissítések vagy zavaros kommunikáció formájában. A munkafolyamatod Trackeree-ben való központosításával megszünteted a belső zajt. Mivel az ügyfél hozzáfér a saját Ügyfélportáljához, maga is ellenőrizheti a megrendelés állapotát, így a csapatod adminisztráció helyett a teljesítésre összpontosíthat.
Hagyd a táblázatokat és a velük járó kaotikus munkafolyamatot. Azzal, hogy a megrendeléskezelésedet egy integrált SaaS platformra, például a Trackeree-re viszed, egyszerűsíted a műveleteidet, kiküszöbölöd a költséges hibákat, és végre visszatérhetsz ahhoz a munkához, amit szeretsz.
Készen állsz a megrendeléseid egyszerűsítésére és a táblázat káoszának örökös elhagyására? Kezdd el a 30 napos ingyenes próbaidőszakot Trackeree-vel még ma!
